Привет.

Сегодня научимся быстро добавлять комментарии к письмам в Microsoft Outlook.

Для чего?
Для удобства поиска нужных писем, для добавления своих заметок к письмам, для использования тегов.

Как?
С помощью небольшого кода Visual Basic for Application (далее будет инструкция).

«Немного истории» и «Какую проблему решаем?»

Долго работал с браузерной почтой Яндекс. Нравится внешний вид без тем оформления. Есть возможность распределения писем по папкам (+ вложенные папки). Объединение писем в диалоги. Метки (они же «теги»). Поиск писем по папкам и меткам одновременно. И еще куча разных мелочей. Одним словом, подходит для комфортной работы с почтой.

Правда, кое-что хотелось бы добавить.
Иногда в работе приходится искать письма 2-х, 3-х, и т.д.-летней давности. При этом не во всех письмах указана тема письма или есть текст письма. И иногда даже подписи в письме нет, и адрес отправителя ничего об авторе не говорит. А, например, вложение в письме полезное. Как его быстро найти? Также, бывают ситуации, когда нужно сделать небольшое пояснение для себя по поводу входящего письма.

Так, в процессе работы не хватало возможности добавлять свои примечания (пояснения, заметки, комментарии) к входящим письмам.

В Яндекс-почте, например, это можно отчасти решить с помощью меток. Но делать метки на все случаи жизни только затруднит применение системы. У меня было настроено 48 меток, из которых, от силы, треть была в активной работе.

Пример меток в Яндекс-почте

В качестве альтернативы для Яндекс-почты я решил рассмотреть Microsoft Outlook 2016 с возможностями гибкой настройки программы.

Да, в Outlook есть возможность делать метки как в Яндексе — «Категории» — но, к сожалению, они не работают, если почта настроена по протоколу IMAP.

В принципе, сложностей в добавлении комментариев в Outlook нет. Но это возможно при отображении писем в табличной форме и при открытии полей писем для редактирования (адрес, тема и т.д.), что лично для меня не удобно. + цепочки писем не должны отображаться как беседы.

Отображение писем в таблице. До редактирования

«Случайно» редактируем тему письма

Поэтому сейчас научимся добавлять комментарии к письмам при сохранении привлекательного внешнего вида программы и при этом поля писем будут закрыты для  «случайного» редактирования.

Поехали!

Первое.

Настраиваем отображение и поле «Комментарий», в которое будем записывать нужную информацию.

Настраиваем отображение

1. Открываем вкладку «Вид».
2. Жмем «Настройка представления».
3. В появившемся окне жмем «Другие настройки».

Проверяем, настройки должны быть как на картинке ниже. Снимаем галочку с пункта «редактировать в ячейках», область чтения — справа, другие параметры — галочка на «компактный формат» или «всегда компактный формат». Жмем «ОК».

Окно «Другие настройки»

4. Жмем кнопку «Столбцы».

Окно добавления столбцов

5. В новом окне выбираем максимальное число строк 3.
6. В выпадающем списке выбираем «Поля пользователя…».
7. Нажимаем «Новый столбец…»
8. Появится окно «Новый столбец». Здесь пишем имя «Комментарий» и жмем «ОК». Значения «Тип» и «Формат» оставляем как «Текст».
8.5:) После нажатия кнопки «ОК» в окне «Отображение столбцов» в поле «Доступные столбцы:» появится только что добавленный пользовательский столбец «Комментарий». Выбираем его, потом нажимаешь кнопку справа «Добавить ->». Теперь в правом списке отображаемых столбцов появится еще слово «Комментарий».
9. Выделяем наше «Комментарий в правом списке и кнопками «Вверх» / «Вниз» располагаем его под полем «Тема». Жмем «ОК».

Что мы сделали? Добавили пользовательское поле/столбец с именем «Комментарий». Здесь будут отображаться все заметки, которые хотим добавить к письмам.

Поле «Комментарий» под полем «Тема»

Второе.

Теперь добавим код, который дает возможность добавлять комментарии к письмам. Код нужно будет вставлять в специальный «Модуль» (контейнер для кода), поэтому сначала получим к нему доступ.

Открываем редактор кода Visual Basic for Application — жмем Alt+F11. В окне редактора под пунктом меню «File» нажимаем на черный треугольник и в выпадающем списке выбираем «Module». Или рядом с пунктом меню «File» можно нажать пункт «Insert». Аналогично.

Добавляем модуль, в котором будет храниться наш макрос

Новый модуль добавится в дерево объектов (см. выше). 2 раза жмем на «Module1». Справа откроется пустое окно, туда вставляем код из окна ниже (со слов Sub test() до End Sub включительно):

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Sub test()

Dim oMail As Object
Dim oUserProp As Outlook.UserProperty
Dim myPropField, commNew As String

myPropField = "Комментарий"

Set oMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)

On Error Resume Next

commNew = InputBox("Enter comment")

Set oUserProp = oMail.UserProperties.Add(myPropField, olText, True)
oUserProp.Value = commNew
oMail.Save
Err.Clear

Set oMail = Nothing

End Sub

Сохраняемся:

Вставляем код макроса и сохраняемся

Третье.

Добавляем на панель быстрого доступа кнопку вызова макроса, который только что сделали.

Добавляем макрос на панель быстрого доступа

Жмем на треугольник и в выпадающем меню выбираем «Другие команды».

Настройка панели быстрого доступа

Появится окно настройки параметров Outlook с выбранной позицией настройки панели быстрого доступа (в окне слева смотри). Далее:

1. Выбираем из выпадающего списка пункт «Макросы».
2. Выбираем наш макрос «Проект1.test» и…
3. Нажимаем «Добавить > >».
4. В правом списке кнопками «↑» и «↓» можно перемещать наш добавленный макрос. Его положение повлияет на номер горячей клавиши, которой он будет вызываться в дальнейшем. Чуть позже об этом.
5. Жмем «ОК».

Теперь смотрим на панель быстрого доступа — там должен появиться вот такой значок (если вы не меняли его при настройке быстрого доступа):

Макрос добавлен

 

Четвертое.

Осталось немного. Тестируем результат.

Выбираем любое письмо (именно письмо; не беседу, если таковые имеются).

Выбираем письмо

Нажимаем левый Alt и смотрим на панель быстрого доступа. Рядом с иконкой макроса будет цифра (в нашем примере это будет 2). Если нажмем эту цифру (можно одновременно Alt+цифра нажимать), то сработает вызов макроса, появится окно, в которое можно будет ввести информацию и после нажатия «ОК» у выбранного письма появится введенный нами комментарий.

Добавляем комментарий

Комментарий добавлен

Готово!

Ограничения данного макроса

Как говориться, «есть нюанс…»

Да, данный метод добавления своих заметок к письмам имеет ряд ограничений и неудобств в работе:

1. Не всегда получается добавить комментарий к беседе. Программа начинает ругаться и выдает ошибку. Поэтому применяем только к письмам (можно в составе беседы, но не к самой беседе).
2. При каждом вызове окна для добавления комментария в строке ввода будет пусто. Следовательно, если сразу нажать «ОК», то комментарий исчезнет.
3. По непонятным причинам нельзя подряд ввести 2 и более комментария к письму — информация не обновляется. Остается только первый. Решается так: ввели коммент, выбрали любое другое письмо, выбрали снова первое.
4. Поиск по комментариям не совсем удобный — нужно настраивать расширенный поиск писем, добавлять условия поиска и потом искать нужное письмо в таблице найденных писем.

 На этом пока все.

Скажи, тебе пригодилась бы такая возможность в работе — добавлять свои примечания к письмам? Выскажи мнение по всему этому поводу. Дай обратную связь;)

Автор: Овчинников Егор, 23/09/2017

Рубрики: Разное

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Разное

Горячие клавиши комментирования в VBA

Сегодня расскажу про быстрое комментирование кода в VBA для офисных приложений MS Office.

Проектирование

Другие горячие клавиши

Привет. Ниже речь пойдет о переопределении кнопок клавиатуры и мыши для работы в некоторых программах (AutoCAD, Excel). Так называемый key remapping. Для чего?